Thuê ngoài XNK không có nghĩa là giao hết. Có việc chủ doanh nghiệp nên giữ vì gắn với quyết định kinh doanh; có việc giao ra ngoài thì nhanh và ít sai sót hơn. Bài này đề xuất một cách chia, để bạn đem vào buổi họp nội bộ và chỉnh theo thực tế doanh nghiệp mình.
Gợi ý phân chia
| Nhóm việc | Gợi ý | Lý do |
|---|---|---|
| Chọn mặt hàng, thị trường, mục tiêu lợi nhuận | Giữ | Quyết định kinh doanh của chủ doanh nghiệp |
| Duyệt giá, ký hợp đồng | Giữ quyền duyệt | Đơn vị hỗ trợ có thể soạn, so sánh, đề xuất |
| Tìm và sàng lọc đối tác (nhà cung cấp, người mua) | Có thể giao | Cần thời gian, mạng lưới và kinh nghiệm sàng lọc |
| Giao dịch hằng ngày với đối tác nước ngoài | Có thể giao | Cần phản hồi nhanh, ngoại ngữ, múi giờ |
| Lập chứng từ (invoice, packing list…) | Có thể giao | Việc lặp lại, cần chính xác |
| Thủ tục hải quan và chuyên ngành | Có thể giao, theo thông tin hiện hành | Thay đổi theo quy định, cần người theo dõi |
| Vận tải, logistics | Có thể giao | Phối hợp nhiều bên |
| Nghiệp vụ thanh toán quốc tế | Có thể giao phần nghiệp vụ | Quyết định dòng tiền vẫn thuộc doanh nghiệp |
| Kiểm soát chất lượng | Giữ tiêu chuẩn, giao phối hợp | Tiêu chuẩn do bạn đặt; việc lấy mẫu, kiểm hàng có thể phối hợp hoặc thuê đơn vị chuyên môn |
Nguyên tắc chia
- Giữ việc quyết định và chịu trách nhiệm cuối cùng; giao việc thực hiện và theo dõi.
- Việc nào lặp lại, nhiều chi tiết, dễ sai thì giao trước.
- Việc nào liên quan bí mật kinh doanh (giá vốn, danh sách khách) thì thoả thuận rõ phạm vi truy cập.
Ba lỗi hay gặp
- Giao hết nhưng không ai trong doanh nghiệp nắm đơn hàng, đến khi có sự cố không biết hỏi ai.
- Giữ hết, đơn vị hỗ trợ chỉ nhận việc vụn nên không phát huy được.
- Không ghi ai duyệt cái gì. Hãy ghi bằng một bảng đơn giản: việc, người làm, người duyệt, thời hạn.
Xem thêm phòng XNK thuê ngoài vận hành thế nào trong doanh nghiệp vừa và nhỏ và so sánh thuê ngoài với tuyển nhân viên.
DA Global hỗ trợ phần nào
Dịch vụ phòng XNK thuê ngoài là một đầu mối cùng một nhóm phụ trách các mảng giao dịch, chứng từ, thủ tục, logistics và thanh toán quốc tế, trong phạm vi thoả thuận. Phạm vi giữ hay giao do bạn quyết định.
Câu hỏi thường gặp
Có phải giao trọn gói hoặc không giao gì?
Không. Có thể giao từng mảng, hoặc từng đơn hàng.
Thông tin giá vốn của tôi có bị lộ không?
Nên thoả thuận rõ phạm vi truy cập thông tin và điều khoản bảo mật ngay trong hợp đồng.
Tôi có thể rút việc về sau không?
Có, nếu ngay từ đầu hồ sơ, quy trình và đầu ra bàn giao được ghi rõ.
Gửi nhu cầu
Liệt kê những việc XNK bạn đang làm, việc nào đang vướng, qua biểu mẫu trên trang này để nhận đề xuất phạm vi. DA Global phản hồi trong 24 giờ làm việc.