Một chủ doanh nghiệp hỏi: "Tôi có đơn nhập đều mỗi tháng, nên tuyển một bạn XNK hay giao cho bên ngoài?" Không có đáp án chung. Câu trả lời nằm ở khối lượng việc, mức độ đa dạng của việc, và việc bạn chịu được rủi ro nào hơn. Bài này đưa ra bộ tiêu chí để tự chấm. Bài không nêu mức giá của bất kỳ phương án nào, vì chi phí phụ thuộc phạm vi công việc cụ thể.
So sánh theo tiêu chí
| Tiêu chí | Tuyển nhân viên XNK | Thuê ngoài phòng XNK |
|---|---|---|
| Khối lượng việc | Hợp khi việc đều, đủ lấp thời gian một người | Hợp khi việc lúc nhiều lúc ít, hoặc mới bắt đầu |
| Độ đa dạng của việc | Một người thường mạnh một hai mảng (chứng từ, hoặc giao dịch, hoặc logistics) | Một đầu mối điều phối, nhiều mảng chuyên môn theo phạm vi hợp đồng |
| Khi người phụ trách nghỉ | Gián đoạn, phải tuyển và đào tạo lại | Công việc và hồ sơ thuộc quy trình của đơn vị, ít phụ thuộc một cá nhân |
| Quyền kiểm soát hằng ngày | Cao, người ngồi cùng văn phòng | Qua đầu mối và báo cáo; cần thoả thuận rõ cách phối hợp |
| Bảo mật thông tin | Nhân viên nội bộ | Cần điều khoản bảo mật và phân quyền trong hợp đồng |
| Tính linh hoạt | Chi phí nhân sự cố định | Điều chỉnh theo phạm vi thoả thuận |
Khi nào tuyển người nhà hợp lý hơn
- Khối lượng XNK ổn định, hằng ngày, đủ việc cho một vị trí.
- Doanh nghiệp đã có người đủ kinh nghiệm để dẫn dắt và đào tạo.
- Bạn muốn quy trình gắn chặt với bộ máy nội bộ (kế toán, kho, bán hàng).
Khi nào thuê ngoài đáng cân nhắc
- Mới bắt đầu làm XNK, chưa biết khối lượng thật.
- Đơn hàng theo đợt hoặc theo mùa, tuyển cố định thì có lúc nhàn, có lúc quá tải.
- Cần cùng lúc nhiều mảng: tìm nguồn, chứng từ, thủ tục, logistics, thanh toán quốc tế.
- Từng gián đoạn công việc vì nhân viên XNK nghỉ việc.
Phương án kết hợp
Không phải chọn một bỏ một. Nhiều doanh nghiệp giữ một người nội bộ lo đầu ra trong nước và giao cho bên ngoài phần giao dịch quốc tế, thủ tục hoặc logistics. Cũng có doanh nghiệp thuê ngoài trước để chạy ổn rồi mới dựng bộ phận nội bộ. Xem thêm khi nào doanh nghiệp nhỏ cần phòng XNK.
Ba câu tự hỏi trước khi quyết
- Một tháng, tôi có bao nhiêu lô hoặc đơn cần xử lý, và có đều không?
- Nếu người phụ trách nghỉ ngay tuần sau, doanh nghiệp còn chạy được không?
- Công việc của tôi cần một mảng sâu hay nhiều mảng cùng lúc?
Nếu bạn đang ở tình huống chưa có ai phụ trách, đọc thêm công ty chưa có phòng xuất nhập khẩu phải làm thế nào.
DA Global cung cấp dịch vụ phòng xuất nhập khẩu thuê ngoài: một nhóm phụ trách các mảng giao dịch, chứng từ, thủ tục, logistics và nghiệp vụ thanh toán quốc tế, trong phạm vi thoả thuận.
Câu hỏi thường gặp
Thuê ngoài có rẻ hơn tuyển người không?
Không thể khẳng định chung. Hai cách tính chi phí khác nhau: một bên theo nhân sự cố định, một bên theo phạm vi công việc. Cần so trên khối lượng việc thật của doanh nghiệp bạn.
Có thể thử thuê ngoài rồi chuyển về nội bộ không?
Có. Đó là lý do nên ghi rõ hồ sơ, quy trình và đầu ra bàn giao ngay trong thoả thuận.
Tôi không có bộ phận XNK nào cả, có dùng được không?
Được. Đây là tình huống thuê ngoài thường gặp: bạn mô tả việc cần làm, đơn vị thuê ngoài đề xuất phạm vi.
Gửi nhu cầu
Mô tả khối lượng việc XNK hiện tại (loại hàng, số lô dự kiến, việc đang vướng) qua biểu mẫu trên trang này để nhận đề xuất phạm vi. DA Global phản hồi trong 24 giờ làm việc.